如何安排大型會議活動

　　如何安排大型會議活動

　　成都會務(wù)公司指出，公司在安排會議地點時，一定要符合會議主題，以免偏離會議主題。對音樂風(fēng)格的選擇和會議桌的類型必須有明確的要求。今天我們來分享一下如何規(guī)劃大型會議活動的場地。需要注意什么？

　　1.主題。

　　安排的時候，最重要的是要有針對性，符合會議主題。安排會場的時候，千萬不要胡思亂想，什么都不做，更不要天馬行空。相反，你應(yīng)該根據(jù)組織者的要求、會議的性質(zhì)等來安排。只有這樣，你才能突出這次會議的目的和宗旨。例如，如果你想舉行度假會議，你可以在游艇上舉行。整個會場的風(fēng)格可以設(shè)置得非常個性化和容易。

　　2.正規(guī)。

　　成都會務(wù)公司指出，雖然與會人員對會議現(xiàn)場的布局不會有什么特別的偏好，但他們進(jìn)入會議現(xiàn)場時，心里會有一種非常直觀的心理感受，所以我們最好讓會議現(xiàn)場整潔有序，以顯示會議的規(guī)律性。

　　3.簡單。

　　一般來說，會議組織者更注重會議的效果。說實話，如果要求他們從繁華的會場和舒適的會議環(huán)境中選擇，他們大多數(shù)都會選擇舒適的會議環(huán)境。而且主辦方更關(guān)心的是會議公司在設(shè)置會場時需要使用的費用，最好是以最經(jīng)濟(jì)的方式實現(xiàn)自己的想法，所以在安排會議場地時盡量簡單。

　　策劃大型會議需要注意什么？

　　1.考慮開放時間。

　　如果是內(nèi)部活動，參與者可能會在現(xiàn)場工作，所以開放時間非常靈活。但是如果都是9點上班，10點開始活動就不合適了。因為他們很可能收發(fā)郵件、回電或處理其他緊急情況。如果有人必須趕去參加會議，活動的開幕時間不要太早。因為如果他們在高峰時間出行，他們將不得不支付更高的通行費或在路上浪費大量時間。做個妥協(xié)，11點開始，12點半吃午飯，1點半到3點開會。

　　2.考慮從午餐開始。

　　下午舉辦活動是個好選擇，可以自己吃午飯開始活動，大部分參加者在活動開始時都可以按時到達(dá)。其缺點是難以準(zhǔn)確預(yù)測準(zhǔn)時出席午宴的人數(shù)，因此要準(zhǔn)備多少也是一個難題。

　　3.不要取消晚上的活動。

　　成都會務(wù)公司指出，是否取消晚間活動值得做一個市場調(diào)查。這樣就可以看出有多少潛在的會議代表認(rèn)為晚上這半天的會議是完全可以接受的。例如，忙碌的專業(yè)人士可能會發(fā)現(xiàn)他們可以早點來參加這個活動。小心不要忽略了一個有家庭責(zé)任的人，比如一個需要孩子的人。同時，晚上更容易找到合適且價格實惠的場地——比如大學(xué)或?qū)W院的教室，既空無一人，晚上又有很多地方可以停車。同樣，安排一些茶點也是合理的，因為有些人會直接從工作的地方過來參加活動。

　　4.宣傳要慎重。

　　特別是，有些人可能要旅行幾個小時才能參加半天的活動或從那里回來。如果他們不能達(dá)到預(yù)期的結(jié)果，他們會很不開心。這意味著你必須清楚地描述你的目標(biāo)受眾、合作組織以及活動的預(yù)期效果?？梢詤⒖急緯P(guān)于大型會議組織座談會的詳細(xì)建議，調(diào)整自己活動的基本思路、效果和時間。

　　5.我們可以考慮再舉行一次這樣的活動。

　　有時候舉辦兩三個半天的活動還是值得的。您可以在一天的不同時間、一周的不同時間或不同地點舉行活動。這樣潛在的參與者可以自由選擇。但這樣的活動往往沒有主旨演講——幾乎沒有人愿意重復(fù)同一個演講幾次。但是宣傳活動就不一樣了。主辦方將發(fā)現(xiàn)重復(fù)的活動將吸引更多的目標(biāo)觀眾。

　　6.認(rèn)真起草章程。

　　當(dāng)然，你最好希望代表們在會議開始時就在這里，所以你應(yīng)該在會議開始時安排一些看起來很重要的事情。然而，即使是短暫的活動，代表們也經(jīng)常遲到。因此，最重要的活動最好在活動正式開始后15分鐘安排。這樣大家可能都在，重要的事情也不會錯過。

發(fā)布者：邊路大神